Trong công tác quản trị tài chính và tuân thủ pháp luật thuế, việc nắm bắt chính xác các quy định mới về hóa đơn điện tử là yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp vận hành minh bạch và hạn chế tối đa rủi ro pháp lý. Căn cứ theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, dưới đây là các nội dung trọng tâm về quy định sử dụng ngoại tệ, thời điểm lập hóa đơn và các trường hợp hóa đơn điện tử không bắt buộc có đầy đủ nội dung.

Căn cứ Mục 8 Phụ lục Nội dung của hóa đơn kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, quy định về đồng tiền thể hiện trên hóa đơn cụ thể như sau:

• Nguyên tắc chung: Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”.
• Trường hợp 1 (Nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ): Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối thì đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng ngoại tệ, đơn vị tiền tệ ghi tên ngoại tệ. Người bán đồng thời thể hiện trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.

► Ví dụ minh họa thực tế: Mã ký hiệu ngoại tệ theo tiêu chuẩn quốc tế như 13.800,25 USD (Mười ba nghìn tám trăm đô la Mỹ và hai mươi nhăm xu) hoặc 5.000,50 EUR (Năm nghìn ơ-rô và năm mươi xu).

• Trường hợp 2 (Bán hàng hóa và nộp thuế bằng ngoại tệ): Trường hợp bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối và được nộp thuế bằng ngoại tệ thì tổng số tiền thanh toán thể hiện trên hóa đơn theo ngoại tệ, không phải quy đổi ra đồng Việt Nam.

Căn cứ Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được quy định cụ thể tùy thuộc vào từng loại hoạt động kinh tế:

Căn cứ tại Mục 9 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, pháp luật quy định cụ thể 13 trường hợp hóa đơn điện tử không bắt buộc có đầy đủ nội dung như sau:

(1) Hóa đơn không nhất thiết có chữ ký số của người mua:

• Bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài.

• Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.

(2) Hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh: Không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua.

(3) Hóa đơn bán lẻ tại siêu thị, trung tâm thương mại, rạp chiếu phim và xăng dầu:

• Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại, rạp chiếu phim mà người mua là cá nhân không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua, chữ ký số của người mua.
• Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: Tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua, chữ ký số của người mua.

(4) Hóa đơn là tem, vé, thẻ:

• Trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng.

• Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

(5) Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không:

• Xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán.

• Lưu ý: Trường hợp tổ chức kinh doanh hoặc tổ chức không kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không cho cá nhân của tổ chức mình thì chứng từ điện tử nêu trên không được xác định là hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải hàng không phải lập hóa đơn điện tử có đầy đủ các nội dung theo quy định giao cho tổ chức.

(6) Hóa đơn hoạt động xây dựng, lắp đặt và nhà ở: Đối với hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

(7) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho gửi bán đại lý:

• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Thể hiện các thông tin liên quan lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa điểm kho xuất, địa điểm nhận hàng, phương tiện vận chuyển. Cụ thể: tên người mua thể hiện người nhận hàng, địa chỉ người mua thể hiện địa điểm kho nhận hàng; tên người bán thể hiện người xuất hàng, địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng và phương tiện vận chuyển; không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.
• Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý: Thể hiện các thông tin như hợp đồng kinh tế, người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa điểm kho xuất, địa điểm kho nhận, tên sản phẩm hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Cụ thể: ghi số, ngày tháng năm hợp đồng kinh tế ký giữa tổ chức, cá nhân; họ tên người vận chuyển, hợp đồng vận chuyển (nếu có), địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng.

(8) Hóa đơn thanh toán Interline giữa các hãng hàng không: Được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

(9) Hóa đơn doanh nghiệp vận tải hàng không xuất cho đại lý: Là hóa đơn xuất ra theo báo cáo đã đối chiếu giữa hai bên và theo bảng kê tổng hợp thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.

(10) Hóa đơn phục vụ hoạt động quốc phòng an ninh: Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp quốc phòng an ninh phục vụ hoạt động quốc phòng an ninh theo quy định của Chính phủ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính; số lượng; đơn giá; phần tên hàng hóa, dịch vụ ghi cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng ký kết giữa các bên.

(11) Hóa đơn kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng: Đối với hóa đơn điện tử hoạt động kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua, chữ ký số của người mua.

(12) Hóa đơn điện tử ủy nhiệm: Đối với hóa đơn điện tử ủy nhiệm thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm ký số trên hóa đơn điện tử được ủy nhiệm lập.

(13) Hóa đơn thương mại điện tử: Đối với hóa đơn thương mại điện tử trên hóa đơn không nhất thiết phải có số định danh cá nhân, chữ ký số của người mua.

► Khuyến nghị tuân thủ pháp luật và quản trị rủi ro

• Tuân thủ tuyệt đối quy định lập hóa đơn: Doanh nghiệp cần quán triệt bộ phận kế toán tuân thủ đúng các nguyên tắc về đồng tiền ghi trên hóa đơn, thời điểm chuyển giao quyền sở hữu khi bán hàng hoặc mốc thời gian thông quan đối với hàng hóa xuất khẩu nhằm tránh các vi phạm về hành chính thuế.
• Kiểm soát rủi ro đối với hóa đơn đặc thù: Khi phát sinh các nghiệp vụ thuộc danh mục 13 trường hợp hóa đơn không bắt buộc có đầy đủ nội dung, doanh nghiệp phải đảm bảo áp dụng chính xác theo đúng khuôn khổ pháp lý tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đồng thời lưu trữ đầy đủ hồ sơ pháp lý liên quan để sẵn sàng giải trình khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra.