1. Ủy nhiệm lập HĐĐT

Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được quyền ủy nhiệm cho bên thứ ba (là bên có quan hệ liên kết với người bán, là đối tượng đủ điều kiện sử dụng HĐĐT và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT) lập HĐĐT cho hoạt động bán hàng hoá, dịch vụ.

Khi ủy nhiệm, HĐĐT cần thể hiện thông tin của bên ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm (bao gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế) và đúng thực tế phát sinh. Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản (hợp đồng hoặc thỏa thuận) giữa hai bên với các thông tin sau:

• Thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm (tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số);
• Thông tin về HĐĐT ủy nhiệm (loại hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn);
• Mục đích ủy nhiệm;
• Thời hạn ủy nhiệm;
• Phương thức thanh toán hoá đơn ủy nhiệm (ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm).

Việc ủy nhiệm là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT do đó các bên phải thông báo cho cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (NĐ 123/2020).

2. Ký hiệu mẫu số HĐĐT, ký hiệu HĐĐT

Theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 4 TT 78/2021, HĐĐT được quy định:

▶ Ký hiệu mẫu số HĐĐT

Là ký tự các số tự nhiên từ số 1 đến số 6 để phản ánh loại HĐĐT như sau:

• Số 1:    giá trị gia tăng (GTGT);
• Số 2:    bán hàng;
• Số 3:    bán tài sản công;
• Số 4:     bán hàng dự trữ quốc gia;
• Số 5:     Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của HĐĐT;
• Số 6:     Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

▶ Ký hiệu HĐĐT

Là nhóm sáu (06) ký tự gồm cả chữ viết và chữ số để phản ánh các thông tin về loại HĐĐT có mã của cơ quan thuế hoặc HĐĐT không mã, năm lập hóa đơn, loại HĐĐT được sử dụng. 06 ký tự này được quy định như sau:

• Ký tự đầu tiên được quy định là C hoặc K: C thể hiện HĐĐT có mã của cơ quan thuế, K thể hiện HĐĐT không có mã;
• Hai ký tự tiếp theo thể hiện năm lập HĐĐT được xác định theo 02 chữ số cuối của năm dương lịch;
• Một ký tự tiếp theo là một trong các chữ cái: T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại HĐĐT được sử dụng theo thông tư TT 78/2021 hướng dẫn chi tiết;
• Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. T. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.

Trước đây, TT 68/2019/TT-BTC (TT 68/2019) không có quy định về HĐĐT bán tài sản công; HĐĐT bán hàng dự trữ quốc gia. TT 78/2021 đã bổ sung hướng dẫn về 02 loại hóa đơn này và các quy định cho hóa đơn do Cục Thuế đặt in.

▶ Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm đối với HĐĐT ủy nhiệm.

3. Quy định riêng thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ ngân hàng

Trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động cung cấp dịch vụ;

Trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát dữ liệu giữa ngân hàng và các bên thứ ba có liên quan (tổ chức thanh toán, tổ chức thẻ quốc tế hoặc các tổ chức khác), thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.

Trước đây, NĐ 119/2018/NĐ-CP (NĐ 119/2018) và TT 68/2019 không có quy định riêng về thời điểm lập HĐĐT đối với dịch vụ ngân hàng.

4. Quy định xử lý HĐĐT đã gửi cơ quan thuế có sai sót

TT 78/2021 hướng dẫn xử lý HĐĐT đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp:

• Trường hợp HĐĐT đã lập phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc HĐĐT có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế ➡ Cách xử lý: người bán thông báo việc điều chỉnh một hoặc nhiều HĐĐT có sai sót đến cơ quan thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh HĐĐT điều chỉnh.
• Trường hợp người bán đã lập HĐĐT sau đó hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ ➡ Cách xử lý: người bán hủy HĐĐT đã lập và thông báo với cơ quan thuế theo như quy định.
• Trường hợp HĐĐT đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót ➡ Cách xử lý: áp dụng các bước thực hiện như xử lý sai sót lần đầu.
• HĐĐT đã lập có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn sai sót ➡ Cách xử lý: người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.
• Đối với giá trị trên HĐĐT có sai sót ➡ Cách xử lý: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
• Sau thời hạn chuyển bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế, trường hợp thiếu dữ liệu HĐĐT tại bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT đã gửi cơ quan thuế ➡ Cách xử lý: người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT bổ sung.
• Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT đã gửi cơ quan thuế có sai sót ➡ Cách xử lý: người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.

Việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các HĐĐT điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả HĐĐT bị hủy) thực hiện theo quy định của pháp luật quản lý thuế.

Trước đây, NĐ 119/2018 và TT 68/2019 không quy định nội dung này.

5. Quy định HĐĐT tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế

▶ Về nguyên tắc:

HĐĐT có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo quy định tại Điều 11 NĐ 123/2020 của Chính phủ.

▶ Về đối tượng áp dụng:

Doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hoá, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh được lựa chọn sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế hoặc HĐĐT có mã, HĐĐT không có mã.

▶ Về nội dung:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán;
• Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế);
• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT;
• Thời điểm lập hóa đơn;
• Mã của Cơ quan thuế.

Lưu ý: Mã của cơ quan thuế trên HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền là dải ký tự được cấp tự động cho từng cơ sở kinh doanh khi đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế và đảm bảo không trùng lắp.

Trước đây, NĐ 119/2018 và TT 68/2019 chưa hướng dẫn cụ thể về nội dung của HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.

6. Hiệu lực thi hành

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử theo hướng dẫn tại TT 78/2021 và của NĐ số 123/2020 từ tháng 11/2021 theo Quyết định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

HĐĐT áp dụng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh kể từ ngày 01/07/2022.

7. Xử lý chuyển tiếp

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, HĐĐT không có mã hoặc đã đăng ký áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày TT này được ban hành thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đang sử dụng kể từ ngày TT này được ban hành đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại các NĐ: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ.

Từ ngày TT này được ban hành đến hết ngày 30/06/2022, đối với các địa bàn đã đáp ứng điều kiện về cơ sở hạ tầng để triển khai HĐĐT theo Quyết định của Bộ Tài chính trên cơ sở đề nghị của Tổng cục Thuế thì cơ sở kinh doanh trên địa bàn có trách nhiệm chuyển đổi để áp dụng HĐĐT quy định tại TT này theo lộ trình thông báo của cơ quan thuế.