1. Chuyển khoản ngân hàng

Khi doanh nghiệp chuyển tiền từ tài khoản của mình sang tài khoản nhà cung cấp, cần có chứng từ như ủy nhiệm chi hoặc sao kê. Tuy nhiên, để xác nhận mối quan hệ kinh tế thực sự giữa hai bên và chứng minh đây là giao dịch thật gắn với hóa đơn thì cần có hợp đồng. Nếu không có hợp đồng, chứng từ ngân hàng có khả năng bị đánh giá là không đủ căn cứ pháp lý.

2. Bù trừ hàng hóa, dịch vụ

Nếu hai bên thanh toán bằng cách bù trừ giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ, phải có hợp đồng quy định rõ phương thức này. Đồng thời, cần biên bản đối chiếu số liệu giữa hai bên. Không có hợp đồng, biên bản sẽ không có giá trị pháp lý, và doanh nghiệp có thể bị loại chi phí.

3. Cấn trừ công nợ bằng tiền vay/mượn

Trường hợp thanh toán bằng cách cấn trừ công nợ qua hình thức vay/mượn tiền, bắt buộc phải có hợp đồng vay/mượn lập trước đó. Ngoài ra, cần có chứng từ chuyển khoản từ tài khoản cho vay sang tài khoản đi vay. Nếu thiếu hợp đồng, giao dịch không được công nhận để khấu trừ thuế.

4. Thanh toán qua bên thứ ba

Khi bên mua chuyển tiền cho bên thứ ba theo yêu cầu của bên bán, phương thức này phải được ghi rõ trong hợp đồng. Hợp đồng là căn cứ pháp lý xác nhận tính hợp lệ của việc thanh toán. Nếu không có hợp đồng, cơ quan thuế có thể loại trừ giao dịch.

5. Thanh toán bằng cổ phiếu, trái phiếu

Nếu thanh toán bằng cổ phiếu hoặc trái phiếu thay vì tiền mặt, phải có hợp đồng mua bán bằng văn bản. Hợp đồng là bằng chứng xác thực cho việc thanh toán bằng tài sản tài chính. Thiếu hợp đồng, giao dịch không được công nhận.

6. Thanh toán phần còn lại bằng tiền

Khi giao dịch có phần thanh toán bằng tiền ≥ 5 triệu đồng (sau khi đã bù trừ hoặc thanh toán bằng tài sản khác), phần này bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Hợp đồng ban đầu cần nêu rõ phương thức thanh toán hỗn hợp.

7. Thanh toán cưỡng chế qua Kho bạc

Nếu thanh toán được thực hiện theo quyết định cưỡng chế của cơ quan nhà nước, chuyển vào tài khoản Kho bạc, thì không cần hợp đồng. Quyết định hành chính đã đủ căn cứ pháp lý.

8. Trả chậm, trả góp

Doanh nghiệp được khấu trừ thuế ngay khi có hợp đồng, hóa đơn và chứng từ liên quan, dù chưa thanh toán. Tuy nhiên, đến thời điểm thanh toán ghi trong hợp đồng, nếu không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì phải điều chỉnh giảm số thuế đã khấu trừ. Hợp đồng là căn cứ xác định thời hạn và tính hợp pháp của việc khấu trừ.

9. Trường hợp đặc thù

Với hóa đơn < 5 triệu đồng hoặc hàng mẫu, quà biếu… không bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt, nên vai trò hợp đồng không rõ nét. Trường hợp người lao động được ủy quyền thanh toán, quy chế tài chính nội bộ có thể thay thế hợp đồng để hợp thức hóa chứng từ.

📌 Tóm lại:

Mặc dù Nghị định 181/2025/NĐ-CP không quy định hợp đồng là điều kiện bắt buộc để khấu trừ thuế GTGT, nhưng trên thực tế, hợp đồng lại là yếu tố then chốt trong việc xác lập tính hợp pháp của phương thức thanh toán. Đặc biệt, trong các trường hợp thanh toán phức tạp như bù trừ công nợ, thanh toán qua bên thứ ba, bằng tài sản tài chính, trả chậm trả góp – thiếu hợp đồng là mất quyền khấu trừ.

Doanh nghiệp cần nhận thức rõ: hợp đồng không chỉ hợp thức hóa thanh toán mà còn định hình thời hạn, phương thức và tính pháp lý của giao dịch. Việc bỏ qua yếu tố này có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như bị loại chi phí, truy thu thuế và ảnh hưởng đến uy tín tài chính.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp tại thời điểm ban hành, các quy định pháp luật có thể thay đổi trong tương lai. Để có thông tin chính xác nhất, bạn vui lòng tham khảo văn bản pháp luật hiện hành.