Bài viết này tổng hợp các quy định tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP, cung cấp cái nhìn thực tế để doanh nghiệp áp dụng đúng luật, tối ưu hóa nghĩa vụ thuế và tránh rủi ro pháp lý trong kỳ tính thuế 2026.
► PHẦN I: CÁC KHOẢN CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ (Chi tiết Điều 9 & 10)
1. Điều kiện chung để xác định chi phí được trừ
Mọi khoản chi thực tế phát sinh của doanh nghiệp (bao gồm cả các khoản phụ cấp) chỉ được trừ khi thỏa mãn đồng thời 03 điều kiện sau:
Liên quan đến hoạt động SXKD: Phát sinh vì mục tiêu duy trì, vận hành và phát triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Hóa đơn, chứng từ hợp lệ: Có đủ chứng từ kế toán, hóa đơn theo quy định của pháp luật.
Thanh toán không dùng tiền mặt (Ngưỡng 05 triệu đồng):
Mọi giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Trường hợp mua của một người bán nhiều lần trong cùng một ngày có tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên cũng bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt.
Cơ chế ủy quyền: Nếu cá nhân được doanh nghiệp ủy quyền thanh toán hộ hàng hóa/dịch vụ từ 05 triệu đồng trở lên bằng phương thức không dùng tiền mặt, khoản chi này được trừ nếu đáp ứng đủ: (i) Có hóa đơn, chứng từ hợp lệ; (ii) Có quy chế nội bộ/quyết định ủy quyền rõ ràng và (iii) Doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
2. Ưu đãi chi phí Nghiên cứu và Phát triển (R&D)
Mức chi bổ sung: Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ tối đa không quá 200% trên chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động R&D (theo quy định pháp luật về khoa học công nghệ và đổi mới sáng tạo).
Ràng buộc: Việc áp dụng mức chi bổ sung này chỉ được thực hiện nếu sau khi áp dụng, doanh nghiệp không bị lỗ.
3. Chi tiết các khoản chi cho người lao động được trừ
Doanh nghiệp được trừ các khoản chi sau nếu ghi cụ thể mức hưởng và điều kiện hưởng trong Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể hoặc Quy chế tài chính:
Tiền thuê nhà: Tiền nhà do doanh nghiệp trả cho người lao động (ghi trong hợp đồng) hoặc chi phí chỗ ở cho chuyên gia nước ngoài trong thời gian công tác tại Việt Nam (ghi rõ trong hợp đồng kinh tế giữa doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp nước ngoài).
Tiền học phí: Chi tiền học từ mầm non đến trung học phổ thông (THPT) tại Việt Nam cho con của người lao động nước ngoài, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định.
Trang phục:
Chi bằng hiện vật: Được trừ toàn bộ nếu có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
Chi bằng tiền: Không vượt quá 05 triệu đồng/người/năm. (Nếu chi cả tiền và hiện vật thì phần tiền vẫn bị khống chế mức 05 triệu đồng).
Công tác phí: Bao gồm tiền đi lại, thuê chỗ ở và phụ cấp công tác. Doanh nghiệp có thể áp dụng hình thức khoán chi nếu thực hiện đúng quy chế nội bộ. Nếu cá nhân tự thanh toán bằng dịch vụ không dùng tiền mặt (từ 05 triệu trở lên), doanh nghiệp phải có văn bản cử đi công tác và quy chế cho phép cá nhân thanh toán hộ.
Chi cho lao động nữ: Đào tạo lại nghề, chi phí nhà trẻ/mẫu giáo do doanh nghiệp quản lý, khám sức khỏe phụ khoa định kỳ, bồi dưỡng sau sinh, phụ cấp làm thêm giờ khi lao động nữ không nghỉ chế độ sau sinh/nghỉ cho con bú mà ở lại làm việc.
Chi cho lao động dân tộc thiểu số: Học phí đi học, hỗ trợ về nhà ở, BHXH, BHYT trong trường hợp chưa được Nhà nước hỗ trợ theo chế độ.
4. Khống chế mức chi PHÚC LỢI TRỰC TIẾP
Doanh nghiệp không được trừ phần chi vượt mức quy định đối với các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế. Các khoản chi này bao gồm:
Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động.
Chi nghỉ mát; chi hỗ trợ điều trị khám bệnh, chữa bệnh.
Chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại các cơ sở giáo dục, giáo dục nghề nghiệp.
Chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, dịch họa, tai nạn, ốm đau.
Chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập.
Chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết; chi bảo hiểm tai nạn tự nguyện, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm sức khỏe tự nguyện khác (trừ bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí bổ sung/tự nguyện có hướng dẫn riêng).
5. Các khoản KHÔNG ĐƯỢC TRỪ tuyệt đối
Tiền lương, tiền công hạch toán nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán.
Tiền lương/thù lao của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH 1TV (do một cá nhân làm chủ).
Thù lao sáng lập viên, thành viên HĐQT/HĐTV không trực tiếp tham gia điều hành SXKD.
Chi thưởng sáng kiến nhưng không có quy chế quy định cụ thể hoặc không có hội đồng nghiệm thu.
Chi trợ cấp mất việc, thôi việc, bồi thường tai nạn lao động không đúng quy định pháp luật.
Chi phí mua thẻ hội viên sân gôn (golf) và chi phí chơi gôn.
► PHẦN II: CÁC CHẾ ĐỘ ƯU ĐÃI THUẾ SUẤT (Chi tiết Điều 19 & 20)
1. Thuế suất ưu đãi 10% trong SUỐT THỜI GIAN HOẠT ĐỘNG
Căn cứ Khoản 2 Điều 19, áp dụng cho thu nhập của doanh nghiệp từ các hoạt động/đối tượng sau:
Lĩnh vực Xã hội hóa: Giáo dục - đào tạo, dạy nghề, y tế, văn hóa, thể thao và môi trường tại địa bàn ưu đãi thuế.
Văn hóa & Khoa học: Hoạt động bảo tồn, bảo tàng, thư viện; sản xuất phần mềm; sản xuất vật liệu mới (composite, vật liệu xây dựng nhẹ, vật liệu quý hiếm), công nghệ sinh học.
Truyền thông & Xuất bản: Thu nhập của nhà xuất bản từ hoạt động xuất bản; thu nhập của cơ quan báo chí (bao gồm cả quảng cáo trên báo).
Nông nghiệp: Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã trong lĩnh vực nông, lâm, ngư, diêm nghiệp không thuộc địa bàn quy định ưu đãi khác.
2. Ưu đãi Miễn thuế 04 năm - Giảm 50% trong 09 năm tiếp theo
Căn cứ Điều 20, áp dụng cho các khoản thu nhập từ thực hiện dự án đầu tư mới tại:
Địa bàn: Khu kinh tế, khu công nghệ cao, khu công nghệ số tập trung, khu nông nghiệp ứng dụng công nghệ cao; địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn.
Lĩnh vực: Dự án đầu tư thuộc lĩnh vực công nghệ cao; nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ; đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng đặc biệt quan trọng của Nhà nước; sản xuất sản phẩm phần mềm.
Lưu ý đặc biệt về trường hợp được miễn tối đa 4 năm và giảm tối đa 5 năm: Áp dụng cho thu nhập của doanh nghiệp thực hiện dự án sản xuất vật liệu mới, công nghệ sinh học... khi dự án đó không nằm trên địa bàn ưu đãi kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn.
► QUY TẮC TUÂN THỦ TRỌNG YẾU:
Thanh toán: Nghiêm chỉnh chấp hành ngưỡng 05 triệu đồng không dùng tiền mặt.
Đối tượng ưu đãi: Phải hạch toán riêng thu nhập ưu đãi để áp dụng đúng mức thuế suất và thời gian miễn giảm.
Quy chế: Rà soát và cập nhật Quy chế tài chính để đảm bảo các khoản phụ cấp và phúc lợi được mô tả đầy đủ điều kiện hưởng.
