Khi cử nhân viên đi công tác, doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu trữ các chứng từ sau:
- Giấy đề nghị đi công tác hoặc giấy mời: Đây là văn bản hoặc kế hoạch công tác đã được thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt; công văn; giấy mời; văn bản trưng tập tham gia đoàn công tác.
- Quyết định cử đi công tác: Văn bản chính thức phê duyệt việc cử nhân viên đi công tác.
- Giấy tạm ứng công tác phí: Nếu có, để nhân viên có thể tạm ứng chi phí cho chuyến đi.
- Chứng từ liên quan đến phương tiện đi lại và lưu trú: Bao gồm vé máy bay, vé tàu, hóa đơn khách sạn.
- Giấy đi đường của người đi công tác: Văn bản có đóng dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi đến công tác (hoặc của khách sạn, nhà khách nơi lưu trú).
- Báo cáo kết quả công tác: Sau khi hoàn thành chuyến đi, nhân viên cần nộp báo cáo kết quả công tác và các chứng từ chi tiêu để làm thủ tục quyết toán.
CÁCH DOANH NGHIỆP QUẢN LÝ CHỨNG TỪ SAU KHI NHÂN VIÊN TRỞ VỀ TỪ CHUYẾN CÔNG TÁC
Sau khi nhân viên trở về từ chuyến công tác, việc quản lý chứng từ là rất quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc thanh toán và báo cáo. Dưới đây là các bước quản lý chứng từ mà doanh nghiệp cần thực hiện:
- Thu thập chứng từ: Nhân viên cần nộp lại tất cả các chứng từ liên quan đến chuyến công tác như vé máy bay, hóa đơn khách sạn, biên lai taxi, và các chi phí khác.
- Kiểm tra và xác nhận: Bộ phận kế toán hoặc quản lý sẽ kiểm tra tính hợp lệ và chính xác của các chứng từ này. Điều này bao gồm việc xác minh các chi phí đã được phê duyệt trước đó và đảm bảo không có sai sót hoặc gian lận.
- Lập báo cáo chi phí: Nhân viên cần lập báo cáo chi phí công tác, liệt kê chi tiết các khoản chi tiêu kèm theo các chứng từ liên quan. Báo cáo này cần được phê duyệt bởi quản lý trước khi tiến hành thanh toán.
- Quyết toán công tác phí: Sau khi báo cáo chi phí được phê duyệt, bộ phận kế toán sẽ tiến hành quyết toán công tác phí. Nếu có khoản tạm ứng trước đó, số tiền này sẽ được đối chiếu và điều chỉnh.
- Lưu trữ chứng từ: Tất cả các chứng từ và báo cáo liên quan cần được lưu trữ một cách có hệ thống và an toàn. Việc này giúp dễ dàng tra cứu và kiểm tra khi cần thiết, đồng thời tuân thủ các quy định pháp lý về lưu trữ chứng từ.
- Báo cáo kết quả công tác: Nhân viên cần nộp báo cáo kết quả công tác, nêu rõ những công việc đã thực hiện, kết quả đạt được và các đề xuất (nếu có). Báo cáo này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của chuyến công tác và lập kế hoạch cho các hoạt động tiếp theo.
LÀM SAO ĐỂ XÁC MINH TÍNH HỢP LỆ CỦA CÁC CHỨNG TỪ?
Để xác minh tính hợp lệ của các chứng từ, doanh nghiệp có thể thực hiện các bước sau:
- Kiểm tra hình thức: Đảm bảo chứng từ có đầy đủ các thông tin cần thiết như tên, địa chỉ, mã số thuế của bên phát hành, ngày tháng, số chứng từ, và chữ ký của người có thẩm quyền.
- Kiểm tra nội dung: Xác minh các thông tin trên chứng từ phải rõ ràng, trung thực và đầy đủ. Đối chiếu các thông tin này với các tài liệu liên quan khác để đảm bảo tính chính xác.
- Kiểm tra tính hợp pháp: Đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh được ghi trên chứng từ là hợp pháp và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
- Đối chiếu với các tài liệu liên quan: So sánh chứng từ với các tài liệu khác như hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hoặc các chứng từ gốc để xác minh tính hợp lệ.
- Kiểm tra chữ ký và dấu mộc: Đảm bảo chứng từ có chữ ký của người có thẩm quyền và dấu mộc (nếu có) để xác nhận tính hợp lệ và hợp pháp của chứng từ.
RỦI RO KHI KHÔNG LƯU TRỮ CHỨNG TỪ
Không lưu trữ chứng từ liên quan khi cử nhân viên đi công tác có thể dẫn đến nhiều rủi ro nghiêm trọng cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Khó khăn trong việc quyết toán chi phí: Thiếu chứng từ sẽ làm cho việc quyết toán chi phí trở nên khó khăn, không thể xác minh các khoản chi tiêu thực tế, dẫn đến việc không thể hoàn trả hoặc thanh toán chính xác cho nhân viên.
- Rủi ro pháp lý: Theo quy định pháp luật, doanh nghiệp phải lưu trữ các chứng từ kế toán trong một khoảng thời gian nhất định. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến các hình phạt tài chính hoặc các vấn đề pháp lý khác.
- Khó khăn trong kiểm toán: Khi bị kiểm toán, việc thiếu chứng từ sẽ gây khó khăn trong việc cung cấp thông tin cần thiết, có thể dẫn đến các kết luận không có lợi cho doanh nghiệp.
- Rủi ro tài chính: Không có chứng từ để chứng minh các khoản chi tiêu có thể dẫn đến việc mất kiểm soát tài chính, gây ra các tổn thất không đáng có cho doanh nghiệp.
- Khó khăn trong quản lý nội bộ: Thiếu chứng từ làm cho việc theo dõi và quản lý các chuyến công tác trở nên khó khăn, ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch và đánh giá hiệu quả công việc.
Việc lưu trữ chứng từ một cách đầy đủ và chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật mà còn đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính và hoạt động nội bộ.
VẬY LÀM SAO ĐỂ LƯU TRỮ CHỨNG TỪ HIỆU QUẢ?
Để lưu trữ chứng từ hiệu quả, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp sau:
- Phân loại chứng từ: Chia chứng từ thành các nhóm như chứng từ thu chi, hóa đơn, biên lai, hợp đồng, v.v. Điều này giúp dễ dàng tìm kiếm và quản lý khi cần thiết.
- Sắp xếp theo thứ tự thời gian: Sắp xếp chứng từ theo thứ tự ngày tháng để dễ dàng tra cứu. Quý doanh nghiệp có thể sử dụng các bìa hồ sơ hoặc hộp lưu trữ để phân loại theo tháng hoặc năm.
- Lưu trữ điện tử: Sử dụng phần mềm kế toán hoặc các phần mềm lưu trữ tài liệu chuyên dụng để số hóa và lưu trữ chứng từ. Điều này không chỉ tiết kiệm không gian mà còn giúp truy cập nhanh chóng và bảo mật hơn.
- Đánh dấu và ghi chú: Ghi chú các thông tin quan trọng lên bìa hồ sơ hoặc sử dụng nhãn dán để dễ dàng nhận biết nội dung bên trong. Điều này giúp tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm chứng từ cụ thể.
- Lưu trữ an toàn: Đảm bảo chứng từ được lưu trữ ở nơi khô ráo, thoáng mát và tránh ánh sáng trực tiếp để tránh hư hỏng. Đối với chứng từ điện tử, cần sao lưu định kỳ và bảo mật bằng mật khẩu.
- Tuân thủ quy định pháp luật: Đảm bảo lưu trữ chứng từ theo đúng thời gian quy định của pháp luật. Ví dụ, các chứng từ kế toán thường phải được lưu trữ ít nhất 10 năm.
- Quản lý và cập nhật: Thường xuyên kiểm tra và cập nhật hệ thống lưu trữ để đảm bảo tất cả chứng từ đều được lưu trữ đúng cách và không bị thất lạch.
Áp dụng các phương pháp này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chứng từ một cách hiệu quả và khoa học, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật.
Căn cứ pháp lý:
- Thông tư 40/2017/TT-BTC;
- Thông tư 133.
