Trong nỗ lực cải cách thủ tục hành chính và thống nhất dữ liệu thuế, Chính phủ đã ban hành Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Những văn bản này đánh dấu bước ngoặt lớn: Chính thức loại bỏ hình thức "Hủy" hóa đơn điện tử sai sót, thay thế hoàn toàn bằng phương án Điều chỉnh hoặc Thay thế.
1. Phân biệt "Hủy" và "Tiêu hủy" hóa đơn
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người nộp thuế cần nắm vững bản chất hai khái niệm này để áp dụng đúng chế tài:
- Hủy hóa đơn: Làm cho hóa đơn không còn giá trị sử dụng nhưng dữ liệu vẫn tồn tại trên hệ thống để tra cứu, rà soát.
- Tiêu hủy hóa đơn: Làm cho hóa đơn không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập hoặc tham chiếu.
2. Bỏ quy định "Hủy" hóa đơn điện tử từ ngày 01/06/2025
Căn cứ khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/06/2025, quy trình xử lý hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót sẽ không còn phương án "Hủy". Thay vào đó, 03 thay đổi cốt lõi được áp dụng:
- Chỉ sử dụng Điều chỉnh hoặc Thay thế: Để giảm bớt các thao tác thừa và minh bạch hóa dòng tiền.
- Văn bản thỏa thuận: Bắt buộc phải có văn bản thỏa thuận sai sót với khách hàng là doanh nghiệp. Đối với khách hàng cá nhân, người bán chỉ cần thực hiện thông báo.
- Gộp hóa đơn sai sót: Cho phép lập 01 hóa đơn để điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn bị sai sót trong cùng một tháng, cùng một khách hàng.
- Cơ chế rà soát tự động: Khi cơ quan thuế phát hiện sai sót, họ sẽ thông báo để người bán tự rà soát. Quy định "thuế phải trả lời trong vòng 1 ngày" chính thức bị bãi bỏ.
3. Quy trình xử lý hóa đơn sai sót theo quy định mới
3.1. Đối với sai sót về Tên, Địa chỉ (Mã số thuế đúng)
Trường hợp này không cần lập lại hóa đơn, quy trình thực hiện như sau:
- Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về sai sót.
- Bước 2: Người bán gửi thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Ban hành kèm Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
- Bước 3: Kê khai thuế theo đúng thông tin đã điều chỉnh.
3.2. Đối với sai sót về Mã số thuế, Số tiền, Thuế suất, Quy cách hàng hóa
Người bán và người mua phải thực hiện quy trình 5 bước nghiêm ngặt:
- Bước 1: Thông báo và thống nhất phương án xử lý giữa hai bên.
- Bước 2: Lập biên bản thỏa thuận (ghi rõ số hóa đơn gốc, nội dung sai, nội dung điều chỉnh và ký số cả hai bên).
- Bước 3: Lập hóa đơn Điều chỉnh (ghi rõ "Điều chỉnh cho hóa đơn số...") hoặc hóa đơn Thay thế (ghi rõ "Thay thế cho hóa đơn số...").
- Bước 4: Gửi hóa đơn mới cho người mua.
- Bước 5: Kê khai thuế GTGT dựa trên hóa đơn gốc và hóa đơn mới nếu có chênh lệch.
3.3. Trường hợp Cơ quan thuế phát hiện sai sót
Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-RSĐT. Người bán có trách nhiệm rà soát và thực hiện điều chỉnh/thay thế theo đúng quy trình nêu trên.
4. Chế tài xử phạt mới áp dụng từ ngày 16/01/2026
Theo khoản 17 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP và Điều 27 Nghị định 310/2025/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 125) đã cập nhật khung xử phạt để phù hợp với việc loại bỏ khái niệm "Hủy" hóa đơn điện tử:
Các mức xử phạt đối với hành vi vi phạm về TIÊU HỦY hóa đơn:
- Phạt cảnh cáo: Tiêu hủy hóa đơn quá hạn từ 01 - 05 ngày (có tình tiết giảm nhẹ).
- Phạt từ 2.000.000đ - 4.000.000đ:
- Tiêu hủy không đúng quy định hoặc không tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế đã hết giá trị sử dụng.
- Tiêu hủy quá hạn từ 01 - 10 ngày làm việc.
- Phạt từ 4.000.000đ - 8.000.000đ:
- Tiêu hủy hóa đơn quá hạn từ 11 ngày làm việc trở lên.
- Không tiêu hủy hóa đơn hoặc tiêu hủy không đúng trình tự, thủ tục, không đúng trường hợp quy định.
Điểm mới cần lưu ý: Nghị định 310 đã bỏ hoàn toàn thuật ngữ "Hủy hóa đơn" và các chế tài liên quan đến việc hủy hóa đơn điện tử lập sai, do hình thức này đã được chuyển sang Điều chỉnh/Thay thế.
