Trong công tác quản trị nhân sự và payroll, việc xác định đúng đối tượng và mức chi trả các khoản BHXH, BHYT, BHTN trực tiếp vào lương là yêu cầu tiên quyết để đảm bảo tuân thủ pháp luật. Bài viết dưới đây tổng hợp các căn cứ pháp lý cốt lõi giúp doanh nghiệp thực hiện đúng trách nhiệm và tối ưu hóa chi phí khi chấm dứt hợp đồng lao động.
1. Trách nhiệm pháp lý của Người sử dụng lao động
Căn cứ Khoản 3 Điều 168 Bộ luật Lao động 2019, đối với những người lao động (NLĐ) không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, người sử dụng lao động (NSDLĐ) có trách nhiệm:
Chi trả thêm cùng lúc với kỳ trả lương một khoản tiền cho NLĐ tương đương với mức NSDLĐ đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN theo quy định.
Quy định này đảm bảo rằng NLĐ không bị thiệt thòi về mặt lợi ích tài chính khi họ nằm ngoài hệ thống an sinh xã hội bắt buộc.
2. 06 Nhóm đối tượng nhận tiền thay vì đóng BHXH
Theo Khoản 4 Điều 4 Quyết định 595/QĐ-BHXH, có 06 nhóm đối tượng NLĐ khi làm việc theo HĐLĐ sẽ được nhận trực tiếp các khoản bảo hiểm vào lương thay vì trích đóng cho cơ quan bảo hiểm:
- Người giúp việc gia đình.
- Người đang hưởng lương hưu hằng tháng.
- Người đang hưởng trợ cấp hằng tháng theo Nghị định 09/1998/NĐ-CP (Cán bộ xã, phường, thị trấn).
- Người đang hưởng trợ cấp mất sức lao động hằng tháng.
- Người đang hưởng trợ cấp hằng tháng theo Quyết định 91/2000/QĐ-TTg và Quyết định 613/QĐ-TTg.
- Quân nhân, Công an, người làm cơ yếu đang hưởng chế độ trợ cấp hằng tháng theo các Quyết định đặc thù (142/2008/QĐ-TTg, 62/2011/QĐ-TTg...).
Lưu ý: Các đối tượng (1), (2), (3) phải làm việc theo HĐLĐ từ đủ 01 tháng trở lên mới thuộc phạm vi điều chỉnh của quy định này.
3. Xác định mức chi trả (Tỷ lệ %)
Mức tiền NSDLĐ phải trả cho NLĐ tương ứng với mức đóng thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp. Tỷ lệ này có sự thay đổi theo từng giai đoạn:
Thời gian áp dụng | Tỷ lệ chi trả trực tiếp | Chi tiết cấu phần |
Từ 01/10/2022 | 21,5% | BHTN (1%); Hưu trí (14%); Ốm đau - Thai sản (3%); BHYT (3%); TNLĐ-BNN (0,5%). |
(Lưu ý: Mức đóng TNLĐ-BNN có thể giảm xuống 0,3% đối với các doanh nghiệp đủ điều kiện theo Nghị định 58/2020/NĐ-CP).
4. Trường hợp đặc biệt: Lao động nước ngoài và Bảo hiểm thất nghiệp
NLĐ nước ngoài (có giấy phép lao động) hiện thuộc đối tượng đóng BHXH và BHYT nhưng không thuộc đối tượng tham gia BHTN (Điều 43 Luật Việc làm). Vậy, câu hỏi được đặt ra ở đây là người lao động nước ngoài có được chi trả một khoản tương ứng với Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) vào tiền lương hằng tháng không?
Trích dẫn nội dung trả lời của Bộ Nội Vụ:
“…
Theo quy định tại Điều 43 Luật Việc làm thì người lao động là người nước ngoài không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm thất nghiệp. Theo quy định tại khoản 3 Điều 168 Bộ luật Lao động thì đối với người lao động không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp thì người sử dụng lao động có trách nhiệm chi trả thêm cùng lúc với kỳ trả lương một khoản tiền cho người lao động tương đương với mức người sử dụng lao động đóng BHXH bắt buộc, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động theo quy định của pháp luật về BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp.Như vậy, người lao động là người nước ngoài sẽ được người sử dụng lao động chi trả thêm cùng lúc với kỳ trả lương một khoản tiền cho người lao động tương đương với mức người sử dụng lao động đóng BHXH bắt buộc, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động.
…”
Nguồn trích dẫn từ Bảo hiểm xã hội Việt Nam
Như vậy, người lao động là người nước ngoài sẽ được người sử dụng lao động chi trả thêm cùng lúc với kỳ trả lương một khoản tiền tương đương với mức mà doanh nghiệp phải đóng BHXH bắt buộc, BHYT và bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động theo quy định.
5. Tác động của việc chi trả vào lương đối với Trợ cấp thôi việc (TCTV)
Đây là phần quan trọng nhất trong việc quản trị chi phí. Căn cứ Điều 46 Bộ luật Lao động và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, cách tính thời gian làm việc để hưởng TCTV như sau:
Thời gian tính TCTV = Tổng thời gian làm việc thực tế - Thời gian đã tham gia BHTN
Điểm mấu chốt: Thời gian NLĐ thuộc diện không phải đóng BHTN nhưng đã được doanh nghiệp chi trả cùng kỳ lương một khoản tiền tương đương mức đóng BHTN thì thời gian đó được tính là "Thời gian đã tham gia BHTN".
Điều này đồng nghĩa với việc: Nếu doanh nghiệp đã trả 1% hằng tháng cho NLĐ, doanh nghiệp không phải trả thêm trợ cấp thôi việc cho quãng thời gian đó khi chấm dứt hợp đồng.
6. Phân tích tình huống thực tế
Đề xuất: Doanh nghiệp nên ghi rõ trong HĐLĐ và tách bạch khoản chi trả bảo hiểm (1% hoặc 21,5%) trên phiếu lương. Đây là bằng chứng pháp lý quan trọng nhất để bảo vệ doanh nghiệp trước các khiếu nại về trợ cấp thôi việc sau này.
