Trong môi trường kinh doanh hiện đại, việc điều phối dòng tiền giữa các doanh nghiệp trong cùng hệ sinh thái hoặc giữa các đối tác chiến lược là nhu cầu thực tế. Một trong những hình thức phổ biến là cho vay nội bộ – tức doanh nghiệp này cho doanh nghiệp khác vay tiền để phục vụ sản xuất, đầu tư hoặc xử lý dòng tiền ngắn hạn. Tuy nhiên, dù được pháp luật dân sự thừa nhận, hoạt động này không đơn giản và đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt về pháp lý, thuế và kế toán. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chuyên sâu các khía cạnh cốt lõi của hoạt động này.

1. Cơ sở pháp lý: Cho vay nội bộ có được phép?

Theo Bộ luật Dân sự 2015, tiền là một loại tài sản, và hợp đồng vay tiền là một dạng hợp đồng vay tài sản. Doanh nghiệp, với tư cách pháp nhân, có đầy đủ năng lực pháp luật dân sự để tham gia các giao dịch vay và cho vay.

► Điểm mấu chốt:

Hoạt động cho vay giữa các doanh nghiệp là giao dịch dân sự hợp pháp, miễn là không mang tính chất kinh doanh thường xuyên. Nếu doanh nghiệp thực hiện hoạt động cho vay một cách chuyên nghiệp, có dấu hiệu kinh doanh tài chính (ví dụ: huy động vốn để cho vay lại, hưởng chênh lệch lãi suất), thì sẽ bị xem là kinh doanh ngân hàng trái phép – một hành vi có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo Luật Các tổ chức tín dụng.

⇒ Do đó, doanh nghiệp chỉ được phép cho vay nội bộ nếu:

• Giao dịch mang tính chất hỗ trợ vốn riêng lẻ.
• Không thực hiện thường xuyên, không nhằm mục tiêu sinh lời từ lãi suất.
• Có hồ sơ, hợp đồng rõ ràng chứng minh bản chất phi thương mại của giao dịch.

2. Hợp đồng vay: Cấu trúc pháp lý và hồ sơ cần thiết

2.1. Nội dung hợp đồng vay vốn

Một hợp đồng vay giữa doanh nghiệp cần đảm bảo các yếu tố sau:

• Thông tin pháp lý đầy đủ của bên cho vay và bên vay (tên, địa chỉ, mã số thuế).
• Số tiền vay và loại tiền tệ (VND, USD…).
• Mục đích sử dụng vốn vay: bổ sung vốn lưu động, đầu tư dự án, xử lý dòng tiền…
• Thời hạn vay: ngày bắt đầu, ngày kết thúc.
• Lãi suất vay: mức lãi suất, phương pháp tính, thời điểm trả lãi.
• Phương thức trả nợ: chuyển khoản, kỳ hạn trả gốc và lãi.
• Quyền và nghĩa vụ các bên: xử lý nợ quá hạn, phạt vi phạm, chấm dứt hợp đồng trước hạn.
• Điều khoản chấm dứt hợp đồng: Các trường hợp có thể chấm dứt hợp đồng trước hạn và hậu quả pháp lý.

Một hợp đồng được soạn thảo chặt chẽ không chỉ là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp mà còn là bằng chứng minh bạch khi làm việc với cơ quan thuế.

2.2. Hồ sơ, chứng từ cần có

Để giao dịch được ghi nhận hợp lệ, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty.
• Biên bản họp HĐQT/HĐTV phê duyệt khoản vay hoặc cho vay.
• Chứng từ giao dịch: giải ngân và hoàn trả tiền vay phải thực hiện qua hình thức không dùng tiền mặt (chuyển khoản, séc, ủy nhiệm chi).

Lưu ý: Giao dịch vay vốn giữa hai doanh nghiệp không được thực hiện bằng tiền mặt theo quy định tại Nghị định 222/2013/NĐ-CP.

3. Nghĩa vụ thuế và kế toán

3.1. Đối với bên cho vay

3.1.1. Thuế TNDN từ lãi tiền cho vay

Lãi tiền cho vay là doanh thu tài chính và phải được ghi nhận vào thu nhập chịu thuế TNDN. Doanh nghiệp cho vay cần:

• Ghi nhận đúng kỳ kế toán.
• Kê khai và nộp thuế TNDN đầy đủ.

Việc không kê khai hoặc kê khai thiếu sẽ bị truy thu thuế và xử phạt theo Luật Quản lý thuế.

3.1.2. Thuế GTGT và hóa đơn

Hoạt động cho vay tiền không thường xuyên của doanh nghiệp không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Tuy nhiên:

• Vẫn phải lập hóa đơn cho khoản lãi vay đã thu.
• Trên hóa đơn ghi rõ: “Dịch vụ tài chính – không chịu thuế GTGT”.

Điều này giúp đảm bảo tính hợp lệ của khoản thu nhập và phục vụ công tác kế toán, kiểm toán.

3.2. Đối với bên đi vay

3.2.1. Chi phí lãi vay được trừ thuế TNDN

Để chi phí lãi vay được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, cần đáp ứng:

• Khoản vay phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Có đầy đủ hồ sơ: hợp đồng, biên bản họp, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Lãi suất không vượt quá 150% lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm vay.

Lưu ý: Phần lãi vượt quá sẽ bị loại trừ khi tính chi phí được trừ.

4. Thỏa thuận lãi suất 0% và rủi ro bị truy thu thuế

Đây là một trong những rủi ro thuế lớn nhất mà doanh nghiệp có thể gặp phải. Khi các bên thỏa thuận cho vay không tính lãi suất (lãi suất 0%), cơ quan thuế có thể xem đây là giao dịch không phù hợp với mức lãi suất thị trường và có quyền ấn định lại doanh thu tài chính để truy thu thuế TNDN.

Các phương án ấn định lãi suất của cơ quan thuế:

• Phương án 1: Áp dụng mức lãi suất bằng 150% lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm vay. Nếu doanh nghiệp có nhiều hợp đồng vay và cho vay, mức lãi suất ấn định có thể là mức cao nhất trong các hợp đồng đó.
• Phương án 2: Áp dụng lãi suất cho vay của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp mở tài khoản.
• Phương án 3: Tự ấn định một mức lãi suất khác, không dựa trên lãi suất cơ bản.

Lưu ý: Trong cả ba phương án, doanh nghiệp cho vay sẽ phải ghi nhận một khoản doanh thu tài chính “giả định” và nộp thuế TNDN tương ứng, dù thực tế không thu được lãi.

Ví dụ thực tiễn

Tình huống: Công ty A cho Công ty B vay 5 tỷ đồng trong 12 tháng với lãi suất 0%.

Rủi ro phát sinh:

• Công ty A (bên cho vay): Cơ quan thuế có thể ấn định lãi suất giả định (ví dụ: 10%/năm), ghi nhận 500 triệu đồng doanh thu tài chính và truy thu thuế TNDN tương ứng.
• Công ty B (bên đi vay): Không được ghi nhận chi phí lãi vay để khấu trừ thuế. Nếu vẫn hạch toán, cơ quan thuế sẽ loại trừ toàn bộ khoản này, làm tăng thu nhập chịu thuế.

📌 Ngoại lệ: Nếu cả hai doanh nghiệp có cùng mức thuế suất TNDN và chứng minh được mục đích vay là hỗ trợ vốn, không nhằm trốn thuế, cơ quan thuế có thể không ấn định lãi suất. Tuy nhiên, hồ sơ giải trình phải đầy đủ và thuyết phục.

5. Kết luận và khuyến nghị

Hoạt động cho vay nội bộ là công cụ tài chính hữu ích, nhưng doanh nghiệp cần:

• Xác định rõ bản chất giao dịch: hỗ trợ vốn, không kinh doanh tài chính
• Soạn thảo hợp đồng đầy đủ, rõ ràng
• Tuân thủ quy định về lãi suất, hóa đơn và hình thức thanh toán
• Ghi nhận kế toán và kê khai thuế đúng quy định
• Chuẩn bị hồ sơ giải trình để tránh bị ấn định thuế

Việc chủ quan hoặc thiếu hiểu biết trong xử lý kế toán và thuế cho các khoản vay nội bộ có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng về tài chính và pháp lý. Do đó, doanh nghiệp nên chủ động tham khảo ý kiến chuyên gia thuế hoặc luật sư khi thực hiện các giao dịch này. Đây không chỉ là biện pháp phòng ngừa rủi ro mà còn là chiến lược bảo vệ uy tín và sự phát triển bền vững.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp tại thời điểm ban hành, các quy định pháp luật có thể thay đổi trong tương lai. Để có thông tin chính xác nhất, bạn vui lòng tham khảo văn bản pháp luật hiện hành.