Khi hợp đồng lao động (HĐLĐ) sắp hết hạn, nhiều doanh nghiệp băn khoăn liệu có cần thông báo cho người lao động (NLĐ) hay không, và nếu không tái ký thì có vi phạm pháp luật? 

1. Không tái ký hợp đồng: Có cần báo trước?

Theo Điều 45 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động (NSDLĐ) phải thông báo bằng văn bản cho NLĐ về việc chấm dứt HĐLĐ khi hợp đồng hết hạn, nhưng không quy định thời gian báo trước cụ thể như luật cũ.

Trước đây, theo Điều 47 Bộ luật Lao động 2012, NSDLĐ phải thông báo ít nhất 15 ngày trước khi HĐLĐ xác định thời hạn hết hạn. Tuy nhiên, quy định này đã được bãi bỏ.

Như vậy, trong trường hợp công ty quyết định không tái ký, chỉ cần thông báo bằng văn bản trước thời điểm chấm dứt, không bắt buộc phải báo trước 15 ngày. Việc không tái ký là quyền của cả hai bên, không vi phạm pháp luật nếu thực hiện đúng thủ tục.

2. Không thông báo – Có bị phạt?

Theo khoản 1 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, nếu NSDLĐ không thông báo bằng văn bản cho NLĐ về việc chấm dứt HĐLĐ, có thể bị xử phạt:

• Từ 1.000.000 – 3.000.000 đồng đối với cá nhân.
• Từ 2.000.000 – 6.000.000 đồng đối với tổ chức (do mức phạt gấp đôi theo khoản 1 Điều 6 cùng nghị định).

Do đó, việc không thông báo dù chỉ là hình thức, vẫn có thể bị xử phạt hành chính.

3. Trách nhiệm sau khi chấm dứt hợp đồng

Căn cứ theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định về trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động như sau:

“1. Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:

a) Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;

b) Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;

c) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;

d) Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.

2. Tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động được ưu tiên thanh toán trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản.

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.”

Vậy căn cứ theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt HĐLĐ, hai bên phải hoàn tất các nghĩa vụ:

• Thanh toán đầy đủ các khoản liên quan đến quyền lợi của NLĐ.
• Hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ BHXH, giấy tờ liên quan.
• Cung cấp bản sao tài liệu nếu NLĐ yêu cầu (chi phí do NSDLĐ chi trả).

Trường hợp đặc biệt (thiên tai, dịch bệnh, chuyển đổi doanh nghiệp…), thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.

4. Kết luận

Việc không tái ký HĐLĐ khi hết hạn là quyền hợp pháp của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tránh rủi ro pháp lý, công ty cần:

• Thông báo bằng văn bản cho NLĐ về việc chấm dứt hợp đồng.
• Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thanh toán, bảo hiểm, giấy tờ theo quy định.
• Lưu giữ hồ sơ thông báo để làm căn cứ nếu có tranh chấp.