1. Định nghĩa của Hợp đồng lao động điện tử

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP:

“Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.”

Như vậy, tính chính danh và giá trị thực thi của HĐLĐ điện tử đã được khẳng định tương đương với bản giấy truyền thống, tạo cơ sở vững chắc cho lộ trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Việc giao kết, thực hiện HĐLĐ diện tử phải được thực hiện theo quy định tại Nghị định này từ ngày 01/07/2026.

2. Bảng so sánh các thay đổi trọng yếu

3. Điều kiện để chuyển đổi hợp đồng lao động từ bản giấy sang điện tử

Căn cứ theo quy định tại Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, việc chuyển đổi phải tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu sau:

“Chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng lao động bằng văn bản giấy và hợp đồng lao động điện tử

1. Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử và đáp ứng các yêu cầu sau:

a) Chủ thể giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản phải được xác thực theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.

b) Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi phải được ký số bởi người có thẩm quyền của người sử dụng lao động để xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung chuyển đổi. Hợp đồng lao động điện tử sau khi chuyển đổi phải được gắn ID.

2. Hợp đồng lao động bằng văn bản giấy được chuyển đổi từ hợp đồng lao động điện tử thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử.

...”

Như vậy theo quy định trên thì chuyển đổi hợp đồng lao động từ bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử cần đáp ứng những điều kiện sau:

• Thông tin trong thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn như văn bản giấy.
• Thông tin trong thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu.
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi.
• Phải có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi.
• Chủ thể giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản phải được xác thực theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.
• Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi phải được ký số bởi người có thẩm quyền của người sử dụng lao động để xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung chuyển đổi. Hợp đồng lao động điện tử sau khi chuyển đổi phải được gắn ID.

4. Các điều kiện bắt buộc khi triển khai Nghị định số 337/2025/NĐ-CP

Để quy trình giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử diễn ra minh bạch, đúng quy định, các chủ thể tham gia phải tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện về kỹ thuật và pháp lý theo Nghị định số 337/2025/NĐ-CP. Cụ thể như sau:

4.1. Đối với Người sử dụng lao động là tổ chức và pháp nhân

Nhóm chủ thể bao gồm doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã và hộ gia đình cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ pháp lý sau:

• Hồ sơ tư cách pháp nhân: Phải sở hữu Quyết định thành lập; hoặc Quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức; hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/đầu tư/đăng ký hộ kinh doanh.
• Xác thực người đại diện: Cần có giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật gồm thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước; tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn.
• Yêu cầu với người nước ngoài: Đối với cá nhân là người nước ngoài, bắt buộc có thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc các giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh theo quy định.

4.2. Đối với Người lao động và Người sử dụng lao động là cá nhân

Các cá nhân trực tiếp tham gia giao kết hợp đồng cần đáp ứng các tiêu chuẩn định danh điện tử:

• Giấy tờ định danh: Phải có thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước; tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn.
• Quy định về cư trú: Tương tự như nhóm tổ chức, cá nhân là người nước ngoài phải đảm bảo có thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh miễn thị thực nhập cảnh hợp lệ.

4.3. Đối với Nhà cung cấp dịch vụ eContract

Đóng vai trò là đơn vị trung gian cung cấp hạ tầng kỹ thuật, các Nhà cung cấp dịch vụ phải đáp ứng ba tiêu chuẩn cốt lõi:

• Giấy phép hoạt động: Phải được cơ quan có thẩm quyền cấp phép hoạt động chính thức trong lĩnh vực chứng thực thông điệp dữ liệu.
• Kết nối kỹ thuật: Bắt buộc có hạ tầng kết nối API (Giao diện lập trình ứng dụng) trực tiếp với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia để đảm bảo tính đồng bộ và xác thực.
• An toàn và bảo mật: Phải cam kết và đảm bảo các tiêu chuẩn về an toàn thông tin mạng và bảo vệ dữ liệu cá nhân căn cứ theo các quy định hiện hành của pháp luật.