PHÂN LOẠI HỒ SƠ HOÀN THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN

1. Quy trình hoàn thuế TNCN

Hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là quy trình mà các cơ quan thuế (CQT) tiến hành hoàn trả số tiền thuế TNCN đã được cá nhân nộp vượt quá số thuế TNCN phải nộp theo quy định. Điều này nhằm đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong việc thu thuế và tránh tình trạng cá nhân nộp quá nhiều thuế so với số thuế thực tế phải đóng.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 73 Luật Quản lý thuế 2019, hồ sơ hoàn thuế TNCN được phân loại như sau:

Hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế sau: Trường hợp hồ sơ được phân loại vào diện kiểm tra trước hoàn thuế, CQT sẽ tiến hành kiểm tra và xem xét kỹ hơn trước khi quyết định về việc hoàn thuế.
Hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước: Trường hợp hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước, CQT sẽ xem xét và xử lý hồ sơ một cách nhanh chóng để tiến hành hoàn thuế cho cá nhân.

► Quy trình hoàn thuế cơ bản bao gồm các bước:

CQT xem xét các giấy tờ, chứng từ, báo cáo tài chính và các thông tin khác mà người nộp thuế cung cấp.
CQT yêu cầu bổ sung thông tin hoặc làm rõ các nội dung trong hồ sơ (nếu có).
Sau khi kiểm tra và xem xét hồ sơ, CQT sẽ đưa ra quyết định về việc hoàn thuế.
CQT sẽ hoàn trả số tiền thuế TNCN đã nộp thừa cho cá nhân. Phương thức hoàn thuế có thể được tiến hành bằng cách chuyển khoản vào tài khoản của cá nhân hoặc thông qua các hình thức khác như chi trả bằng séc, chi trả trực tiếp tại CQT hoặc thông qua các hình thức khác theo quy định của pháp luật.

2. Hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước khi hoàn thuế

►2.1. Điều kiện

Hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước khi hoàn thuế là hồ sơ của cá nhân khi đáp ứng một trong các điều kiện sau đây:

Cá nhân có thu nhập từ hoạt động kinh doanh, cho thuê tài sản.
Cá nhân có thu nhập từ hoạt động đầu tư.
Cá nhân có thu nhập từ hoạt động chuyển nhượng bất động sản.
Cá nhân có thu nhập từ hoạt động chuyển nhượng vốn.
Cá nhân có thu nhập từ hoạt động chuyển nhượng quyền sử dụng đất.
Cá nhân có thu nhập từ hoạt động chuyển giao công nghệ.
Cá nhân có thu nhập từ hoạt động chuyển giao bí quyết kinh doanh.
Cá nhân có thu nhập từ hoạt động xuất khẩu phần mềm.

►2.2. Hồ sơ bao gồm

Tờ khai quyết toán thuế TNCN (mẫu số 02/QTT-TNCN);
Bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc (mẫu số 02-1BK-QTT-TNCN): Bảng kê này bao gồm thông tin về số người phụ thuộc và các khoản giảm trừ thuế tương ứng.
Chứng từ liên quan đến việc xác định thu nhập và các khoản giảm trừ thuế: Hồ sơ cần bao gồm các chứng từ chứng minh thu nhập và các khoản giảm trừ thuế được khai báo trong tờ khai. Các chứng từ này bao gồm hợp đồng lao động, hóa đơn, biên lai thu tiền, chứng từ về thu nhập từ hoạt động kinh doanh, cho thuê tài sản, hoạt động chuyển nhượng bất động sản và các hoạt động khác có liên quan.
Giấy ủy quyền (nếu cá nhân ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ): Giấy này cần ghi rõ thông tin của người được ủy quyền và người ủy quyền, nội dung công việc ủy quyền, thời hạn ủy quyền, cùng với chữ ký xác nhận của hai bên, và được công chứng tại văn phòng công chứng có thẩm quyền.

3. Hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước

► 3.1. Điều kiện

Hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước là hồ sơ của cá nhân đáp ứng một số điều kiện sau đây:

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền thưởng do doanh nghiệp, tổ chức, chi nhánh, văn phòng đại diện của tổ chức phi lợi nhuận nước ngoài hoạt động tại Việt Nam trả.
Thu nhập của cá nhân đã được khấu trừ thuế TNCN tại nguồn đầy đủ theo quy định.
Cá nhân có nhu cầu hoàn thuế TNCN.

Điều kiện trên là những yêu cầu cơ bản để hồ sơ của cá nhân được xem xét và xử lý theo quy trình hoàn thuế. Khi cá nhân đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên có thể nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN tại CQT để được xem xét và tiến hành hoàn thuế theo quy định của pháp luật thuế.

► 3.2. Hồ sơ bao gồm

Hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước bao gồm một số giấy tờ quan trọng sau đây:

Tờ khai quyết toán thuế TNCN (mẫu số 02/QTT-TNCN).
Bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc (mẫu số 02-1BK-QTT-TNCN): Bảng kê này bao gồm thông tin về số lượng và quan hệ gia đình của người phụ thuộc, từ đó xác định các khoản giảm trừ thuế áp dụng.
Giấy xác nhận thu nhập do doanh nghiệp, tổ chức, chi nhánh, văn phòng đại diện của tổ chức phi lợi nhuận nước ngoài hoạt động tại Việt Nam cấp.
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (do doanh nghiệp, tổ chức, chi nhánh, văn phòng đại diện của tổ chức phi lợi nhuận nước ngoài hoạt động tại Việt Nam cấp);
Bản sao công chứng sổ hộ khẩu/sổ tạm trú nếu NLĐ quyết toán tại cơ quan thuế nơi cư trú;
Bản chụp hợp đồng lao động.

Sau khi chuẩn bị đủ hồ sơ, người lao động nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của Chi cục Thuế quản lý hoặc Chi cục Thuế nơi đang cư trú.

4. Quy định về thời gian hoàn thuế thu nhập cá nhân cho người lao động

Thời gian nhận được tiền hoàn thuế TNCN như sau:

6 ngày làm việc đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước kiểm tra sau;
40 ngày làm việc đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế sau.