Trong hoạt động quản trị thuế doanh nghiệp, chi phí tiền lương luôn là mục ngân sách chiếm tỷ trọng lớn và bị cơ quan thuế thanh tra kỹ lưỡng nhất. Đặc biệt, với sự ra đời của Nghị định 320/2025/NĐ-CP và các hướng dẫn mới nhất từ Cục Thuế TP. Hà Nội (Công văn 3602/HAN-QLDN4 ngày 03/02/2026), rào cản về chứng từ thanh toán đã có bước ngoặt quan trọng: Ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt đã hạ xuống mức 05 triệu đồng.

1. Hệ thống điều kiện để chi phí tiền lương được ghi nhận là "Chi phí được trừ"

Căn cứ theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản chi tiền lương chỉ được coi là hợp lệ khi đi qua 02 "màng lọc" pháp lý như sau:

► Màng lọc 1: Điều kiện cần (Khoản 1 Điều 9)

Để được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, khoản chi phải đáp ứng đủ 3 tiêu chí:

• Tính liên quan: Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả khoản chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp.
• Tính pháp lý: Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.
• Tính thanh toán: Đối với các khoản chi (bao gồm mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác) có giá trị từng lần từ 05 triệu đồng trở lên, bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

► Màng lọc 2: Điều kiện đủ (Khoản 8 Điều 10)

Ngay cả khi đã đáp ứng Điều 9, doanh nghiệp vẫn sẽ bị loại chi phí nếu rơi vào trường hợp:

• Chi khống: Hạch toán trên sổ sách nhưng thực tế không thực hiện chi trả hoặc không có bằng chứng chi trả thực tế.
• Sai hình thức: Chi trả trên 5 triệu đồng nhưng vẫn sử dụng tiền mặt. Lúc này, toàn bộ phần chi phí này sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

 2. Nhận diện "Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt" chuẩn pháp lý

Đây là điểm mấu chốt dễ gây tranh cãi nhất khi quyết toán thuế. Theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP:

1. Định nghĩa: Là chứng từ chứng minh việc thanh toán theo quy định tại Nghị định 52/2024/NĐ-CP về thanh toán không dùng tiền mặt.
2. Lưu ý quan trọng: Quy định nêu rõ loại trừ các chứng từ mà "bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán".

Hiểu đúng cho tiền lương: Doanh nghiệp không được cầm tiền mặt ra ngân hàng nộp vào tài khoản của nhân viên. Hình thức này vẫn bị coi là thanh toán tiền mặt và chi phí sẽ bị loại nếu giá trị trên 05 triệu đồng.

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý về mốc thời gian để tránh sai sót trong kỳ quyết toán thuế TNDN 2025 và 2026:

• Hiệu lực chung: Nghị định 320/2025/NĐ-CP áp dụng cho kỳ tính thuế TNDN từ năm 2025.
• Hiệu lực riêng cho chứng từ: Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (tại điểm c khoản 1 Điều 9) chính thức có hiệu lực từ ngày 15/12/2025.
• Hướng dẫn bổ sung: Theo Công văn 218/CST-TN của Bộ Tài chính, kể từ ngày 15/12/2025, mọi khoản lương/công từng lần từ 05 triệu đồng trở lên phải có chứng từ ngân hàng mới được tính là chi phí được trừ.

4. Bảng tổng hợp hướng dẫn xử lý

5. Doanh nghiệp cần làm gì ngay lúc này?

Việc hạ ngưỡng từ 20 triệu xuống 05 triệu đồng đối với chứng từ không dùng tiền mặt là một thay đổi rất lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến các doanh nghiệp sử dụng nhiều lao động thời vụ hoặc trả lương theo tuần/đợt.

Đề xuất:

1. Số hóa hoàn toàn việc trả lương: Dù khoản lương 2 triệu hay 10 triệu, doanh nghiệp nên ưu tiên chuyển khoản 100% để tạo hệ thống chứng từ sạch, dễ đối chiếu.
2. Cập nhật Quy chế tài chính: Ghi rõ điều khoản thanh toán qua tài khoản ngân hàng vào Hợp đồng lao động hoặc Quy chế lương thưởng của Công ty để làm căn cứ pháp lý đồng bộ.
3. Kiểm soát chặt chẽ các khoản "Tạm ứng": Lưu ý các khoản tạm ứng lương nếu gộp lại hoặc chi trả từng lần vượt ngưỡng 5 triệu cũng cần tuân thủ quy định về chuyển khoản.

Căn cứ pháp lý:

• Nghị định 320/2025/NĐ-CP (Ban hành ngày 15/12/2025).
• Nghị định 181/2025/NĐ-CP về hướng dẫn Luật Thuế TNDN.
• Công văn số 3602/HAN-QLDN4 của Cục Thuế TP. Hà Nội.
• Công văn số 218/CST-TN của Cục Quản lý, giám sát chính sách thuế, phí và lệ phí.