Với sự phát triển của thời đại 4.0, ngoài hình thức ký hợp đồng phổ biến bằng văn bản, pháp luật còn cho phép doanh nghiệp sử dụng ứng dụng ký Hợp đồng lao động điện tử (HĐLĐĐT) và Hợp đồng bằng lời nói. Việc công nhận HĐLĐĐT có giá trị tương đương với hợp đồng lao động (HĐLĐ) văn bản là bước thúc đẩy số hóa hệ thống văn bản, giảm tải hồ sơ rườm rà tại doanh nghiệp, mang lại nhiều lợi ích lớn. Vậy, việc ký kết HĐLĐĐT được quy định như thế nào?
1. HĐLĐĐT là gì?
Theo khoản 1 Điều 13 Bộ luật Lao động 2019 quy định:
“Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.
Trường hợp hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì được coi là hợp đồng lao động.”
Bên cạnh đó, Điều 33 Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định:
“Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định.”
Như vậy, HĐLĐĐT là thỏa thuận giữa người lao động (NLĐ) và người sử dụng lao động (NSDLĐ) về việc làm có trả công, trong đó quy định điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động và được tạo ra, gửi đi, được nhận và được lữu trữ bằng phương tiện điện tử. Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
HĐLĐĐT có giá trị tương đương hợp đồng bằng văn bản từ 01/01/2021.
2. Giá trị pháp lý của HĐLĐĐT
Căn cứ 1 Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 quy định về hình thức HĐLĐ như sau:
“Điều 14. Hình thức Hợp đồng lao động
1. Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.
Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.”
Theo đó, HĐLĐĐT có giá trị như HĐLĐ bằng văn bản.
3. Điều kiện của HĐLĐĐT hợp pháp
HĐLĐĐT phải đáp ứng đầy đủ điều kiện của văn bản điện tử và chữ ký số sử dụng theo Luật giao dịch điện tử 2015, cụ thể:
Theo Điều 13 Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc khi đáp ứng được các điều kiện sau đây:
- Nội dung của thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh.
- Nội dung của thông điệp dữ liệu được xem là toàn vẹn khi nội dung đó chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu.
- Nội dung của thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Theo đó, chữ ký số có vai trò rất quan trọng trong việc giao kết HĐLĐĐT. NSDLĐ khi dùng chữ ký số để giao kết hợp đồng với NLĐ cần lưu ý về giá trị pháp lý của chữ ký số, có các biện pháp để tránh việc sử dụng không hợp pháp dữ liệu tạo chữ ký điện tử của mình.
Chữ ký số: Nhằm chống chối bỏ trách nhiệm của các bên giao kết về nội dung của văn bản đã ký, pháp luật hiện hành quy định khá chặt chẽ việc một chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi thỏa mãn được tất cả các điều kiện sau đây:
- Được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó;
- Được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp; và
- Khóa bí mật thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
Quy định của pháp luật Việt Nam đã công nhận giá trị pháp lý của các HĐLĐ điện tử được ký bằng chữ ký số an toàn,còn chữ ký hình ảnh và chữ ký scan thì chưa được ghi nhận trong bất kỳ văn bản pháp luật nào nên rất khó nói liệu các hình thức đó có giá trị pháp lý hay không.
Căn cứ pháp lý:
- Bộ luật Lao động 2019
- Luật Giao dịch điện tử 2005
