Căn cứ khoản 1, khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP), thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ được quy định rõ như sau:

    🕒 Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng hóa

Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

    🕒 Thời điểm xuất hóa đơn khi cung cấp dịch vụ

Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

Lưu ý: 

• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

• Thời điểm xuất hóa đơn trong một số trường hợp cụ thể được quy định chi tiết tại khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

• Tham khảo một số trường hợp được xuất hóa đơn lùi ngày tại đây.

MỨC PHẠT CỤ THỂ ĐỐI VỚI HÀNH VI LẬP HÓA ĐƠN KHÔNG ĐÚNG THỜI ĐIỂM ĐƯỢC QUY ĐỊNH RA SAO ?

1. Trước năm 2026 (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP)

• Khung phạt tiền thấp hơn nhiều: dao động từ 500.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

• Phân loại chưa chi tiết: chỉ chia theo số lượng hóa đơn sai thời điểm, chưa tách biệt rõ giữa hóa đơn cho hàng khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ và hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ.
• Các mức phạt cụ thể:
  • Cảnh cáo: áp dụng cho trường hợp có tình tiết giảm nhẹ hoặc không ảnh hưởng nghĩa vụ thuế.
  • 500.000 – 1.500.000 đồng: lập hóa đơn sai thời điểm từ 01–03 số hóa đơn.
  • 2.000.000 – 4.000.000 đồng: lập hóa đơn sai thời điểm từ 04–10 số hóa đơn.
  • 5.000.000 – 10.000.000 đồng: lập hóa đơn sai thời điểm từ 11 số hóa đơn trở lên.

Như vậy, quy định hiện hành chỉ có 03 khung phạt tiền chính, mức cao nhất là 10 triệu đồng đối với tổ chức (05 triệu đồng đối với cá nhân).

2. Từ ngày 01/01/2026 (theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP sửa đổi)

Quy định mới chi tiết hơn, phân tầng mức phạt theo số lượng hóa đơn vi phạm và tính chất hàng hóa, dịch vụ:

► Điểm mới nổi bật

• Phân tầng chi tiết hơn: Quy định mới chia nhỏ mức phạt theo số lượng hóa đơn sai thời điểm, thay vì áp dụng khung chung.
• Tăng mức phạt tối đa: Trước đây mức phạt cao nhất là 10 triệu đồng, nay tăng lên đến 70 triệu đồng đối với tổ chức.
• Bổ sung hình thức cảnh cáo: Áp dụng cho các trường hợp sai thời điểm nhưng không ảnh hưởng nghĩa vụ thuế hoặc có tình tiết giảm nhẹ.
• Phân biệt rõ hành vi: Tách biệt giữa hóa đơn cho hàng khuyến mại, biếu tặng, cho vay/mượn và hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp tại thời điểm ban hành, các quy định pháp luật có thể thay đổi trong tương lai. Để có thông tin chính xác nhất, bạn vui lòng tham khảo văn bản pháp luật hiện hành.