Nhằm giúp các thương nhân nước ngoài thuận tiện tìm hiểu thông tin liên quan đến thủ tục thành lập Văn phòng đại diện (VPĐD) của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, Quý khách hàng vui lòng tham khảo bài viết như sau:

Cơ quan nào cấp giấy phép VPĐD cho công ty nước ngoài tại Việt Nam?

• Trường hợp dự kiến đặt trụ sở VPĐD ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao: Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập VPĐD và chấm dứt hoạt động của VPĐD trong trường hợp việc thành lập VPĐD chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
• Trường hợp dự kiến đặt trụ sở VPĐD trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao: Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là Ban quản lý) thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập VPĐD và chấm dứt hoạt động của VPĐD trong trường hợp việc thành lập VPĐD chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Điều kiện thành lập VPĐD công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thương nhân nước ngoài chỉ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của VPĐD tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:

• Công ty nước ngoài đã thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận;
• Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;
• Nội dung hoạt động của VPĐD: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam.
• Trường hợp nội dung hoạt động của VPĐD không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập VPĐD phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Hồ sơ thành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam

• Đơn đề nghị thành lập VPĐD công ty nước ngoài tại Việt Nam;
• Bản hợp pháp hoá lãnh sự và dịch công chứng Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận;
• Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu VPĐD của công ty nước ngoài;
• Bản dịch công chứng báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Bản dịch công chứng hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu VPĐD;
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở VPĐD bao gồm:
• Hợp đồng thuê văn phòng sao y chứng thực;
• Bản công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản).

Lưu ý: 

• Toàn bộ hồ sơ cấp phép thành lập VPĐD do công ty mẹ ký và đóng dấu hồ sơ.
• Địa điểm đặt trụ sở VPĐD công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.

Các trường hợp không cấp phép thành lập VPĐD công ty nước ngoài tại Việt Nam

Cơ quan cấp Giấy phép thành lập VPĐD công ty nước ngoài tại Việt Nam từ chối cấp Giấy phép thành lập VPĐD trong các trường hợp sau đây:

• Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện quy định nêu trên.
• Thương nhân nước ngoài kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hoá, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập VPĐD công ty nước ngoài tại Việt Nam trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập VPĐD.
• Có bằng chứng cho thấy việc thành lập VPĐD công ty nước ngoài gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khoẻ của nhân dân, làm hủy hoại tài nguyên môi trường.
• Nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép.

Các thủ tục sau thành lập VPĐD công ty nước ngoài tại Việt Nam

• Mở tài khoản bằng ngoại tệ và tài khoản bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của VPĐD;
• Định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm kế tiếp, VPĐD phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu);
• Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của VPĐD;
• Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại VPĐD (nếu có);
• Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của VPĐD;
• Các nghĩa vụ khác (thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội) theo qui định của pháp luật hiện hành.

Một số câu hỏi liên quan đến thành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam

VPĐD cần lưu giữ hồ sơ gì tại văn phòng trong quá trình hoạt động?

⇒ Trong quá trình hoạt động, VPĐD cần lưu giữ các tài liệu sau: Giấy phép hoạt động; Dấu, Giấy chứng nhận mẫu dấu; Thông báo mã số thuế nộp hộ của VPĐD; các hồ sơ, chứng từ thu chi liên quan đến thỏa thuận lao động, chi phí hoạt động.

VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam có được ký hợp đồng kinh tế không?

⇒ Nội dung hoạt động của VPĐD: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam. Do đó VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam không được ký và thực hiện các hợp đồng kinh tế.

VPĐD của công ty nước ngoài có được thu hộ tiền khách hàng trả công ty nước ngoài không?

⇒ Nội dung hoạt động của VPĐD: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam. Do đó VPĐD của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam không được thực hiện hoạt động thu hộ các khoản khách hàng trả cho công ty nước ngoài.

Công ty nước ngoài không có dấu, hồ sơ thành lập VPĐD có phải hợp pháp hóa lãnh sự không?

⇒ Ngoài Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của công ty nước ngoài bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định. Các hồ sơ thành lập do công ty nước ngoài ký đóng dấu không phải hợp pháp hóa lãnh sự.

Dịch vụ thành lập VPĐD công ty nước ngoài tại Việt Nam của ESOS

• Tư vấn thành lập về các vấn đề liên quan đến việc thành lập VPĐD công ty nước ngoài tại Việt Nam;
• Hỗ trợ hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ và soạn thảo hồ sơ thành lập VPĐD công ty nước ngoài tại Việt Nam phù hợp với các yêu cầu của Khách hàng và quy định của pháp luật;
• Đại diện thương nhân nước ngoài thực hiện thủ tục xin giấy phép thành lập VPĐD công ty nước ngoài tại Việt Nam;
• Đại diện thương nhân nước ngoài thực hiện thủ tục đăng ký cấp con dấu và Giấy chứng nhận mẫu dấu cho VPĐD công ty nước ngoài tại Việt Nam;
• Đại diện thương nhân nước ngoài thực hiện thủ tục đăng ký và hoàn thành thủ tục cấp Thông báo mã số thuế cho VPĐD công ty nước ngoài tại Việt Nam;
• Tư vấn và cung cấp dịch vụ về các thủ tục sau thành lập VPĐD công ty nước ngoài tại Việt Nam với DỊCH VỤ PHÁP LÝ TRỌN GÓI CHO VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN.

Căn cứ pháp lý:

• Luật Thương mại năm 2005;
• Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về VPĐD, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
• Thông tư số 11/2016/TT-BCThướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về VPĐD, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.