Hiện nay, thực tế có rất nhiều doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là DN) phát sinh chi phí mua hàng, thuê tài sản, dịch vụ của cá nhân không có hóa đơn đầu vào. DN tham khảo bài viết sau để những chi phí này được tính là chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định:

"2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

2.4. Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:

• Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
• Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;
• Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
• Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
• Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
• Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).

Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là DN) ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. DN mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê và được tính vào chi phí được trừ. Các khoản chi phí này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế."

Căn cứ quy định nêu trên, cách xử lý đối với từng trường hợp như sau:

►Trường hợp 1:

• Khi mua hàng hóa của người dân tự sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.
• Khi mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra.
• Khi mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm.

⇒ Cách xử lý để các chi phí trên được tính là chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, DN cần chuẩn bị:

1. Hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ.
2. Chứng từ thanh toán.
3. Biên bản bàn giao hàng hóa.
4. Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn mẫu 01/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC).

►Trường hợp 2:

• Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên.

⇒ Cách xử lý các chi phí trên được tính là chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, DN cần chuẩn bị:

• Yêu cầu cá nhân, hộ kinh doanh liên hệ với Chi cục Thuế nơi cư trú để hướng dẫn lập hóa đơn bán lẻ giao cho DN và kê khai nộp thuế theo quy định.
• Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ.
• Chứng từ thanh toán.
• Hóa đơn bán hàng.
• Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ.

►Trường hợp 3:

• Thuê cá nhân dạng: Hợp đồng dịch vụ, hợp đồng giao khoán.

⇒ Cách xử lý các chi phí trên được tính là chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, DN cần khấu trừ thuế TNCN trên thu nhập trước khi trả tiền theo hợp đồng.

Ví dụ 1: DN ký hợp đồng với các cá nhân không kinh doanh để thi công lắp đặt, thiết kế, vận chuyển, khi chi trả tiền thù lao, tiền công từ 2 triệu đồng trở lên, DN có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN với thuế suất 10% trên thu nhập trước khi trả tiền thù lao cho các cá nhân đó (Lưu ý: Cục Thuế không cấp hóa đơn lẻ cho trường hợp này).
Ví dụ 2: Trường hợp cá nhân là đội trưởng đại diện cho một nhóm cá nhân lao động (theo ủy quyền) ký hợp đồng thi công thiết kế, sửa chữa với DN và nhận thu nhập từ DN mang tính chất tiền lương, tiền công thì DN có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 25 Thông, tư số 111/2013/TT-BTC nêu trên trước khi chi trả cho các cá nhân. Tuy nhiên, Nếu đội trưởng là cá nhân kinh doanh thì cá nhân đó phải mang hợp đồng, chứng từ thanh toán, biên bản nghiệm thu, chứng minh thư đến cơ quan thuế cư trú để mua hóa đơn bán lẻ và cung cấp cho DN (tham khảo theo Công văn số 56620/CT-TTHT ngày 21/8/2017 của Cục Thuế TP. Hà Nội).