1. Các trường hợp xuất hóa đơn (HĐ) điều chỉnh giảm

Việc xuất HĐ điều chỉnh giảm giá trị là một quy trình kế toán quan trọng cần lưu ý khi thực hiện để ghi nhận sự giảm bớt giá trị của các HĐ đã được tạo ra trước đó. Theo hướng dẫn của Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các tình huống mà việc xuất HĐ điều chỉnh giảm có thể diễn ra bao gồm những trường hợp sau đây:

► Trường hợp 1: Hiệu chỉnh HĐ với thông tin không chính xác

Một trong những tình huống phổ biến là khi HĐ điện tử đã được lập trước đó chứa thông tin không chính xác về số tiền thanh toán, thuế giá trị gia tăng (GTGT), hoặc số tiền thuế được ghi nhận cao hơn thực tế. Điều này có thể dẫn đến việc doanh nghiệp phải thực hiện việc xuất HĐ điều chỉnh giảm giá trị hoặc thậm chí là lập một HĐ mới để thay thế.

► Trường hợp 2: Giảm giá hàng hóa bán ra

Sau khi HĐ đã được tạo và doanh thu được ghi nhận, có thể xảy ra trường hợp doanh nghiệp phát hiện rằng các sản phẩm bán ra có vấn đề về chất lượng hoặc lỗi, và quyết định giảm giá cho khách hàng. Trong trường hợp này, HĐ điều chỉnh giảm giá trị sẽ được phát hành để điều chỉnh lại giá trị trong HĐ ban đầu.

► Trường hợp 3: Áp dụng chương trình chiết khấu thương mại

Khi sau khi kết thúc chương trình bán hàng lớn, tổng số tiền chiết khấu cuối cùng vượt quá tổng số tiền đã giảm trước đó cho khách hàng, doanh nghiệp cần thực hiện việc xuất HĐ điều chỉnh giảm.

► Trường hợp 4: Điều chỉnh giảm doanh thu

Trong trường hợp doanh nghiệp sau khi hoàn thành công việc xây dựng, lắp đặt thấy rằng giá trị cuối cùng thấp hơn so với ước tính ban đầu, việc xuất HĐ điều chỉnh giảm doanh thu sẽ được thực hiện để phản ánh chính xác sự điều chỉnh này.

2. HĐ điều chỉnh giảm có được ghi số âm không?

Dựa theo quy định tại khoản 1, Điều 7 của Thông tư 78/2021/TT-BTC, các điểm sau được thể hiện:

[...] e) Đối với nội dung liên quan đến giá trị được ghi trên HĐ và có sự không chính xác, thì việc điều chỉnh sẽ được thực hiện bằng cách tăng (được ký hiệu bằng dấu dương) hoặc giảm (được ký hiệu bằng dấu âm) tùy theo thực tế cần điều chỉnh. [...]

Như vậy, từ ngày 01/07/2022 khi xác định cần phải tạo HĐ điều chỉnh cho các lỗi liên quan đến HĐ điện tử, thì việc điều chỉnh giảm sẽ được thể hiện bằng cách sử dụng ký hiệu dấu âm phù hợp với tình huống điều chỉnh thực tế.

3. Cách xuất HĐ điều chỉnh giảm theo Thông tư 78

Quy trình thực hiện việc tạo HĐ điện tử điều chỉnh giảm dựa theo hướng dẫn của Thông tư 78/2021/NĐ-CP có các bước như sau:

► Bước 1: Ghi chính xác lý do điều chỉnh giảm

Để tiến hành điều chỉnh giảm HĐ điện tử, trước hết bạn cần truy cập vào phần mềm "Lập HĐ" và chọn tùy chọn "Lập HĐ điều chỉnh".

Sau đó, hệ thống sẽ yêu cầu bạn chọn HĐ gốc có thông tin sai sót. Các phần mềm HĐ điện tử sẽ tự động sao chép thông tin từ HĐ gốc sang HĐ điều chỉnh.

Tiếp theo, cần cung cấp lý do cụ thể về việc điều chỉnh HĐ.

► Bước 2: Thực hiện điều chỉnh thông tin trên HĐ điện tử

• Cần thực hiện điều chỉnh giảm trên toàn bộ thông tin liên quan đến các dòng hàng hóa bị sai sót trong HĐ gốc.
• Đồng thời, cần điều chỉnh tăng tương ứng các dòng hàng hóa đúng (bao gồm: tên hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, tổng tiền chưa bao gồm thuế), tuân theo hướng dẫn được quy định tại Công văn số 1647/TCT-CS năm 2023.

► Bước 3: Ký số và truyền tải HĐ điều chỉnh đến người mua

Sau khi hoàn tất điều chỉnh thông tin trên HĐ, tiến hành việc xuất HĐ điện tử và thực hiện ký số trên HĐ. Sau đó, HĐ đã được điều chỉnh sẽ được truyền tải cho người mua. Tùy thuộc vào trường hợp sử dụng HĐ điện tử có mã của cơ quan thuế hay không, người bán có thể gửi HĐ trực tiếp đến người mua (trong trường hợp không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi HĐ đến cơ quan thuế để cấp mã mới cho HĐ điện tử (trong trường hợp có mã của cơ quan thuế).

  Lưu ý quan trọng:

Trong trường hợp điều chỉnh giảm dành cho các HĐ cũ được tạo ra theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP, quy định rằng bạn không thể thực hiện xuất HĐ điều chỉnh giảm mà thay vào đó, bạn cần tạo HĐ mới để thay thế cho HĐ cũ (theo quy định tại khoản 6, Điều 12 của Thông tư 78/2021/NĐ-CP).

4. HĐ điện tử sai sót phải điều chỉnh giảm có được ghi số âm (-) không?

Căn cứ vào Khoản 2, Điều 9 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC, ngày càng trở nên rõ ràng về quy trình xử lý các tình huống liên quan đến HĐ điện tử đã lập:

Điều 9: Xử lý HĐ điện tử đã lập và chuyển tới người mua; đã thực hiện giao hàng hoá, cung ứng dịch vụ cho người mua; trong trường hợp sau khi kê khai thuế đã xảy ra sai sót, người bán cùng với người mua bắt buộc phải tạo một tài liệu thỏa thuận đầy đủ thông tin và được ký điện tử bởi cả hai bên, đồng thời tạo một hoá đơn điện tử điều chỉnh để khắc phục sai sót. Đối với hoá đơn điện tử điều chỉnh, sẽ được ghi rõ thao tác điều chỉnh (tăng hoặc giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất GTGT, số tiền thuế GTGT trên hoá đơn điện tử gốc, kèm theo ký hiệu và số hoá đơn điện tử gốc. Dựa trên hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua sẽ thực hiện quá trình điều chỉnh trong việc kê khai thuế theo hướng dẫn của pháp luật về quản lý thuế và HĐ hiện hành. Trọng điểm quan trọng: hoá đơn điện tử điều chỉnh sẽ không có giá trị số âm (-) được phép.

Theo Mục e, Khoản 1, Điều 7 của Thông tư số 78/2021/TT-BTC, đã thể hiện rõ hơn cách thức xử lý sai sót liên quan đến giá trị trên HĐ điện tử:

Điều 7: Xử lý HĐ điện tử, cũng như dữ liệu tổng hợp từ các HĐ điện tử đã được gửi tới cơ quan thuế, trong trường hợp sai sót phát sinh:

e) Đối với thông tin liên quan đến giá trị trên HĐ điện tử, việc điều chỉnh sẽ được thực hiện dựa trên nguyên tắc ghi dấu dương để tăng giá trị (điều chỉnh tăng) hoặc ghi dấu âm để giảm giá trị (điều chỉnh giảm), nhằm phản ánh chính xác sự điều chỉnh theo thực tế.

Từ đó, đã có một sự thay đổi quan trọng trong quy trình xử lý sai sót liên quan đến giá trị trên HĐ điện tử. Việc này đặc biệt quan trọng đối với những người nộp thuế, khi họ cần thực hiện cập nhật những quy định mới nhất để đảm bảo việc áp dụng và sử dụng HĐ điện tử được thực hiện đúng theo hướng dẫn mới từ Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Căn cứ pháp lý:

• Thông tư số 32/2011/TT-BTC;
• Thông tư số 78/2021/TT-BTC;
• Công văn số 1647/TCT-CS năm 2023;
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP.